Die To-Do Liste von Selbstständigen ist unendlich – als Webdesignerin jongliere ich täglich zwischen administrativen Business Aufgaben und kreativen Kundenprozessen. Ich übernehme also mehrere Rollen gleichzeitig. Kommt dir das bekannt vor? Eventuell bist du dann auch noch Mutter oder Partnerin und das Sozialleben sollte auch nicht auf der Strecke bleiben. Bei so vielen Aufgaben kann es leicht passieren, dass der Tag verstreicht und man das Gefühl hat, gar nichts, oder zumindest nicht genug, geschafft zu haben. Die Lösung liegt oft in gut etablierten Routinen. Denn als Selbstständige sagt dir keiner was zu tun ist und du musst dich selbst disziplinieren und strukturieren. Anscheinend dauert es 21 Tage bis eine neue Gewohnheit zu einer Routine wird. Im Laufe der letzten Jahre habe ich einiges versucht und möchte dir hier 5 Routinen vorstellen, die sich für mich stimmig angefühlt und mir geholfen haben, produktiver zu werden. Ich teile hier nur meine eigenen Erfahrungswerte, ob sich die Routinen auch bei dir etablieren lassen, entscheidest du natürlich selbst.

1. Sich mental auf den Tag vorbereiten

10-20 Minuten morgens hat man doch immer – die Frage ist nur für was man sie nutzt. Eine kurze Yoga-Session um den Kreislauf in Schwung zu bringen oder eine Mini-Meditation um den Kopf frei zu bekommen eignen sich perfekt um erst einmal richtig aufzuwachen und bei sich selbst anzukommen. Me-Time am Morgen hat sich für mich als super Routine bewiesen. Indem du dir selbst erst genug Energie schenkst, kannst du danach viel besser für andere da sein. Also: Nicht direkt nach dem Aufstehen in die Arbeit stürzen und Mails checken, sondern nimm dir erst bewusst Zeit für dich selbst! Die Zeit, die du in dich investierst, wird dir helfen den Tag fokussierter und strukturierter anzugehen.

2. Prioritäten setzen durch die „1-3-5 Regel“

To-Do Listen sind super um strukturiert zu arbeiten. Aber kennst du es auch – du bist übermotiviert und nimmst dir so viel für den Tag vor, dass du am Abend eher enttäuscht bist, dass du nicht alles davon abhaken konntest? Glaub mir, das ist normal. Meistens sind unsere To-Do Listen einfach unrealistisch. Die „1-3-5 Regel“ hilft dir, Prioritäten zu setzen und fokussiert zu arbeiten. Bei der Methode geht es darum, deine Liste auf ein realistisches Maß zu beschränken und den Tag übersichtlich zu gestalten ohne dich zu überfordern:

• 1 große Aufgabe: Die wichtigste Aufgabe des Tages, die auf jeden Fall erledigt werden sollte.
• 3 mittlere Aufgaben: Aufgaben, die auch wichtig sind, aber nicht so zeitintensiv.
• 5 kleine Aufgaben: Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber weniger Zeit und Energie in Anspruch nehmen.

3. Time-Boxing (Zeitblöcke) nutzen

Multitasking ist alles andere als hilfreich für die Produktivität. Anstatt viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, die womöglich gar nichts miteinander zu tun haben, nutze lieber Zeitblöcke. Hast du schon einmal von der Produktivitätsstrategie „Task Batching“ gehört? Du reservierst dir Zeitblöcke im Kalender für bestimmte Aufgaben, die du zusammenfassen und nacheinander in einem vorgegebenen Zeitraum abarbeiten kannst. So konzentrierst du dich step by step auf einzelne Projekte und glaub mir – es ist sehr viel effizienter als Multitasking 🙂
Ich blocke mir z.B. Zeiten am Vormittag für meine kreativen Prozesse und das Designen. Danach folgt ein Block nur für administratives wie E-Mails oder Planung und Kundentermine erst am Nachmittag.
Durch klare Zeitblöcke steigerst du deine Effizienz und vermeidest, dass kleinere Aufgaben deinen gesamten Tag vereinnahmen.

4. Bewusste Pausen einbauen

Viele Selbstständige vergessen, regelmäßige Pausen einzulegen – dabei sind sie extrem wichtig um konzentriert und produktiv zu bleiben. Unser Gehirn kann nun mal nicht über mehrere Stunden auf Höchstleistung arbeiten. Daher finde ich die „Pomodoro-Technik“ eine super Methode um Pausen bewusst zu integrieren. Hier arbeitest du für 25 Minuten an einer Aufgabe und machst dann 5 Minuten Pause. Nach vier Durchgängen gönnst du dir eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. In den Pausen könntest du den Arbeitsplatz kurz verlassen, dich strecken, frische Luft schnappen oder dir einen Tee machen. So tankst du neue Energie für die nächste Arbeitsphase.

5. Abendroutine für einen klaren Abschluss des Arbeitstages

Eine Abendroutine kann dir helfen, den Tag bewusst abzuschließen und den Kopf frei zu bekommen. Das gibt dir nicht nur ein Gefühl der Erfüllung, sondern sorgt auch dafür, dass du am nächsten Tag organisiert und produktiv starten kannst. Ich würde dir auf jeden Fall eine fixe Uhrzeit empfehlen, nach der du keine E-Mails mehr beantwortest. Vor Feierabend könntest du deine To-Do Liste aktualisieren und schauen was du alles geschafft hast. Dadurch beendest du deinen Arbeitstag mit einem Erfolgserlebnis 🙂 Außerdem könntest du dir schon die wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag aufschreiben. So bist du direkt vorbereiten und kannst direkt beginnen.

Fazit

Produktivität ist kein Zufall, sondern das Ergebnis gut geplanter Routinen. Indem du bewusste, für dich passende Routinen entwickelst, deine Aufgaben nach Prioritäten sortierst, Zeitblöcke nutzt und dir Pausen gönnst, kannst du nicht nur mehr erreichen, sondern auch stressfreier arbeiten. Versuche es doch einfach und finde die Routinen, die am besten zu dir und deinem Alltag passen.

Deine Kristin

Selbstständig zu sein bedeutet oft, viele verschiedene Aufgaben alleine zu bewältigen – von Buchhaltung und Projektmanagement bis hin zu Marketing. Ein Glück leben wir im digitalen Zeitalter und es gibt zahlreiche Tools, die dir dabei helfen, effizienter zu arbeiten und deine Prozesse zu automatisieren. Hier teile ich meine Must-Have Tools, die dir den Arbeitsalltag erleichtern und du so mehr Zeit hast, dich auf’s Wesentliche zu konzentrieren: Dein Business!

1. Organisation und Projektmanagement: Notion

Notion ist mein absolutes Lieblings-Tool wenn es um die allgemeine Organisation geht. Es bietet dir die Möglichkeit, alles zentral an nur einem Ort zu bündeln – von Notizen über To-Do Listen bis hin zu den Kundenprojekten. Du kannst Notion komplett auf deine Bedürfnisse anpassen und es so als dein Organisationstool nutzen.

Was ich an Notion liebe:

• Flexibles Layout für Notizen, Listen und Kalender
• Kollaborationsfunktionen für die Arbeit im Team
• Eine endlose Anpassungsfähigkeit – von einfach bis komplex, individuell je nach Bedarf

2. Kommunikation: Slack

Gerade wenn du mit Kunden, anderen Freelancern oder in einem kleinen Team zusammenarbeitest, ist Slack ein unverzichtbares Tool. Schluss mit endlosen E-Mail Ketten! Es ermöglicht eine schnelle, unkomplizierte Kommunikation in verschiedenen Channels.

Warum ich Slack so super finde:

• Du kannst verschiedene Projekte und Teams in separate Channels aufteilen
• Direkte Nachrichten und Dateiaustausch machen die Kommunikation effizienter
• Integration mit anderen Tools wie Google Drive oder Notion

3. Design und Content-Erstellung: Canva

Canva ist das perfekte Tool für alle, die kein aufwändiges Grafikdesign-Programm nutzen wollen, aber dennoch ansprechende Grafiken für Social Media, Newsletter oder Website erstellen möchten. Es bietet eine Vielzahl von Vorlagen und Designmöglichkeiten.

Warum Canva einfach mega ist:

• Sehr benutzerfreundlich, auch für Anfänger ohne Designkenntnisse
• Es bietet eine große Auswahl an Vorlagen und Stockfotos
• Du hast die Möglichkeit, deine eigenen Brand-Designs zu erstellen und wiederzuverwenden

4. Marketing: Brevo

Brevo ist eine leistungsstarke All-in-One-Marketingplattform, die besonders gut für kleine Unternehmen, Start-ups und Selbstständige geeignet ist. Mit Brevo kannst du nicht nur professionelle E-Mail-Kampagnen gestalten und Newsletter verschicken, sondern auch SMS-Marketing betreiben, Chat-Funktionen integrieren und Marketing-Automatisierungen aufbauen. Dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche lassen sich Kontakte einfach verwalten und personalisierte Workflows erstellen – und das ganz ohne technische Vorkenntnisse.

Brevo ist besonders zu empfehlen für:

Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihr E-Mail Marketing auf ein neues Level heben möchten und dabei Wert auf zusätzliche Kanäle wie SMS oder Live-Chat legen, ohne viel Aufwand in verschiedene Tools investieren zu müssen.

5. Finanzen und Buchhaltung: Lexware Office

Lexware Office ist ein sehr umfangreiches Tool für deine Buchhaltung, insbesondere für Selbstständige und kleine Unternehmen. Es bietet dir alle Funktionen, die du brauchst, um deine Finanzen im Griff zu haben – von Rechnungsstellung und Mahnwesen bis hin zu Steuererklärungen und der Erstellung von Bilanzen. Dank der einfachen Benutzeroberfläche und integrierter Funktionen für das Finanzamt sparst du so wertvolle Zeit bei der Verwaltung deiner Finanzen.

Lexware Office ist besonders nützlich für:
Selbstständige, die ihre Buchhaltung selbst verwalten und dabei sicherstellen möchten, dass sie alle rechtlichen Anforderungen erfüllen.

Fazit:

Die richtigen Tools sind entscheidend, um dein Business zu optimieren und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Egal, ob du deine Finanzen organisierst, Projekte managst oder E-Mail-Marketing betreibst – mit diesen Tools bist du bestens ausgestattet, um den Arbeitsalltag als Selbstständige effizienter zu gestalten.

Deine Kristin